5. La mejor estructura

Los párrafos

• Los párrafos, al igual que los títulos, deben estar correctamente estructurados. El método correcto para estructurar los párrafos es a través de la definición de estilos y aplicarlos en función de nuestras necesidades.
• También es necesario utilizar las opciones de salto de página, o salto de sección en lugar de recurrir a varios retornos de carro para que el texto cambie de página.
• Nunca simular párrafos, márgenes, etc. con líneas en blanco o muchos espacios, puesto que un lector de pantalla, los leerá tal cual.

Tabla de contenidos

• Se recomienda crear siempre una tabla de contenidos, ésta ayudará al usuario a orientarse en el documento y a entender cómo está estructurado, permitiendo a su vez ir directamente al contenido que le interese. Es recomendable que exista una tabla de contenidos porque facilita la navegación por el documento y además proporcione información relativa a la estructura del documento. Así el usuario sabrá qué contenido hay en el documento y cómo está estructurado sin necesidad de recorrer el documento entero permitiéndole acceder directamente a la sección que le pueda interesar.

Estilos

• Generalmente, los editores de textos cuentan con una serie de estilos que se pueden ajustar a nuestras necesidades, y en caso necesario se pueden modificar o crear otros nuevos. 
• Deberemos utilizar los estilos de título y las herramientas que ofrece nuestro editor para la creación de títulos y secciones, no debemos simularlas por ejemplo escribiendo un número y utilizando negrita cuando queremos que una frase sea un título.

• No se debe esperar al final para hacer estos estilos ya que complica la creación del documento, este error es muy común.
• Si el documento no incorpora estas marcas, el producto de apoyo no leerá la información de forma correcta pudiendo presentarla defectuosamente y dificultando que el usuario acceda a la información del documento.
• Nuestro documento debe tener una organización jerárquica bien definida, es decir que la estructura del documento se ofrezca a través del uso de títulos, subtítulos, listas, etc. Antes de comenzar a redactar el documento conviene planificar qué estructura tendrá, ya que definir correctamente la estructura ayudará al usuario a la comprensión del significado del contenido de dicho documento. Esta organización jerárquica aumentará la legibilidad del documento y facilitará la navegación a través de sus apartados. Normalmente esta jerarquía se diseña con los estilos.
• A la hora de jerarquizar un documento tenemos que tener claro un concepto fundamental: un título de nivel inferior debe estar precedido por uno de nivel inmediatamente superior, es decir, un título de nivel 2 debe estar precedido de un título de nivel 1, uno de nivel 3 de uno de nivel 2, y así sucesivamente.

Elementos de índice

En determinados documentos es frecuente incorporar un índice de términos, para realizarlo de forma sencilla deberemos utilizarlas herramientas que incorpora nuestro editor. Hacerlo correctamente no sólo nos facilitará la tarea sino que también ayudará a los usuarios a navegar por el documento con facilidad.

Títulos de tablas e ilustración

Cuando insertamos una imagen o una tabla siempre es recomendable incluir un título o un pie de foto o de tabla. Esto ayudará al usuario a identificar el contenido y nos ayudará a nosotros a hacer referencias a dicha imagen y estructurar mejor el documento.

Números de página

• Añadir números de página a nuestro documento nos ayudará a leerlo y redactarlo, además de permitir que el usuario navegue más fácilmente por él.